Kokkolan Öljytukku siirsi kaupankäynnin yhteen järjestelmään Refoxin avulla

”Etsimme verkkokaupparatkaisua, mutta löysimme Refoxin”

Kokkolan Öljytukun yrittäjä Didrik Kinnari etsi alun perin uutta verkkokaupparatkaisua. Refoxiin tutustuttuaan hän kuitenkin huomasi, että samalla järjestelmällä voidaan hoitaa verkkokauppa, toiminnanohjaus ja kassatoiminnot. ”Järjestelmän vaihto tapahtui yllättävän helposti ja kivuttomasti”, Kinnari kehuu.

Didrik Kinnari kehuu: ”En missään nimessä enää vaihtaisi takaisin vanhaan. Refoxissa on niin paljon automatiikkaa, että moni työvaihe hoituu nykyään napin painalluksella.”

Saldoheitot olivat suurin yksittäinen ongelma
Kun Kokkolan Öljytukun verkkokauppa ja myynti toimivat erillisissä järjestelmissä, varastosaldot eivät pysyneet ajan tasalla. Saldoheitot aiheuttivat ylimääräistä työtä, selvittelyä ja päänvaivaa. Refoxin avulla verkkokauppa, myynti ja varastonhallinta saatiin samaan järjestelmään, mikä vähensi manuaalista työtä ja vapautti aikaa asiakkaiden palvelemiseen ja yritystoiminnan kehittämiseen.

— Saldoheitot olivat suurin yksittäinen ongelma. Asiakas saattoi kysyä tuotetta, jonka saldo näytti nollaa. Sitten menimme tarkistamaan hyllyn ja huomasimme, että tuotetta olikin varastossa. Näitä tilanteita tuli vastaan jatkuvasti, Kinnari kertoo.

Manuaalinen työ vähentyi merkittävästi Refoxin myötä
Kokkolan Öljytukku toimittaa öljyjä, polttoaineita, suodattimia ja varaosia yrityksille ympäri Suomen. Yritys palvelee asiakkaita verkkokaupan lisäksi myös suoraan myymälästä sekä työmaille toimitettavien säiliöautotoimitusten kautta. Koska suurin osa noin 20 000 tuotteesta toimitetaan suoraan toimittajilta asiakkaille, saldojen ajantasaisuus on liiketoiminnalle kriittistä.

Nykyään Kokkolan Öljytukku hoitaa Refoxissa verkkokaupan, myyntitilaukset, ostotilaukset, varastonhallinnan sekä raportoinnin. Kun asiakas tekee tilauksen verkkokaupassa, järjestelmä ohjaa prosessia automaattisesti eteenpäin. Lähetysdokumentit syntyvät muutamalla klikkauksella, eikä tietoja tarvitse syöttää useaan kertaan eri järjestelmiin.

— Aiemmin pakettien tiedot piti syöttää käsin. Nyt kuljetusyhtiön lähetysasiakirjat tulevat käytännössä yhdellä klikkauksella. Työvaiheita on huomattavasti vähemmän kuin ennen, Kinnari kertoo.

Myös ostojen hallinta on helpottunut.

— Ennen käytiin paljon käsin läpi, mitä tuotteita pitää tilata lisää. Nyt saamme raportit suoraan järjestelmästä ja pystymme tekemään päätökset tiedon perusteella. Näemme helposti, mitä tuotteita on myyty aiempina vuosina vastaavaan aikaan ja kuinka paljon, Kinnari kuvailee.

Kokkolan Öljytukun valikoimassa on noin 20 000 tuotetta. Merkittävä osa niistä toimitetaan asiakkaalle suoraan toimittajan varastosta.

Järjestelmän vaihto sujui odotettua helpommin
Alun perin Kokkolan Öljytukku etsi ratkaisua verkkokauppansa kehittämiseen. Refox tuli yritykselle tutuksi paikallisten kontaktien kautta.

— Tarkoitus oli aluksi parantaa verkkokauppaa, mutta keskustelujen aikana kävi ilmi, että voisimme siirtää koko toiminnan samaan järjestelmään. Se tuntui järkevältä ratkaisulta, Kinnari toteaa.

Refox vakuutti erityisesti joustavuudellaan ja mahdollisuudella kehittää järjestelmää yrityksen tarpeiden mukaan.

— Jos meillä oli jokin toive, sitä kuunneltiin ja mietittiin, miten se saadaan toteutettua. Siitä syntyi luottamus, että järjestelmä kehittyy meidän tarpeidemme mukaan.

Järjestelmän vaihtamisen työläys herätti aluksi epäilyksiä, sillä Kokkolan Öljytukulla oli järjestelmissään tuhansia tuotteita sekä pitkä asiakashistoria. Käyttöönotto osoittautui kuitenkin huomattavasti helpommaksi kuin Kinnari oli odottanut.

— Kaikki vanhat tiedot saatiin siirrettyä järjestelmään ja pääsimme harjoittelemaan käyttöä jo etukäteen. Kun käyttöönottopäivä tuli, kaikki sujui yllättävän kivuttomasti, Kinnari kertoo.

Refox tukee kasvua myös tulevaisuudessa
Kokkolan Öljytukulla on tällä hetkellä käynnissä myös uusia kehitysprojekteja Refoxin kanssa. Esimerkiksi polttoainekaupan hinnoittelua automatisoidaan yrityksen tarpeisiin räätälöidyillä ratkaisuilla.

Kinnari arvostaa erityisesti sitä, että järjestelmää voidaan kehittää yrityksen tarpeiden mukaan.

— Jos meillä on kehitysehdotus, se otetaan käsittelyyn. Kaikkea ei tietenkään saada valmiiksi heti, mutta tärkeintä on, että asioita viedään eteenpäin.

Hän suosittelee Refoxia yrityksille, jotka haluavat vähentää manuaalista työtä ja yhdistää kaupankäynnin yhteen järjestelmään.

— Refoxissa on paljon ominaisuuksia, joita emme itsekään vielä osaa hyödyntää täysin. Mitä enemmän järjestelmää käyttää, sitä enemmän sieltä löytää uusia tapoja tehostaa toimintaa. Se on ollut meille hyvä ratkaisu, Kinnari kiteyttää.